集中したいときに電話がかかってくる、集中しているときに限って電話が鳴る・・・電話は、集中力を阻害する要因の代表選手です。
円滑な業務遂行のため、電話問題への対策を考えましょう。
以下は例です、各社でどのような対応が有効で可能か、考えてみましょう。
体制
- 担当者への直通ダイヤルを設定する
- 社内連絡はチャットやメールを使用する
- 電話当番を日替わりにする
- 瞬時に在不在がわかる仕組みを導入し、人探しの時間を短縮する
- 不在者への伝言を確実かつ短時間で行うシステムを活用する
顧客対応
- ホームページにメールフォームやメールアドレスを明記し、電話による問合せを抑制する
- ホームページや顧客への連絡票に、「可能であればメールで」と記載する
- ホームページに「よくあるご質問」コーナーを設け、同様の問合せが重ならないようにする
- 営業時間と電話受付時間を分け、ホームページ等に明記する