過労死・働き方改革

【業務改善】電話問題対策

集中したいときに電話がかかってくる、集中しているときに限って電話が鳴る・・・電話は、集中力を阻害する要因の代表選手です。
円滑な業務遂行のため、電話問題への対策を考えましょう。
以下は例です、各社でどのような対応が有効で可能か、考えてみましょう。

体制

  • 担当者への直通ダイヤルを設定する
  • 社内連絡はチャットやメールを使用する
  • 電話当番を日替わりにする
  • 瞬時に在不在がわかる仕組みを導入し、人探しの時間を短縮する
  • 不在者への伝言を確実かつ短時間で行うシステムを活用する

顧客対応

  • ホームページにメールフォームやメールアドレスを明記し、電話による問合せを抑制する
  • ホームページや顧客への連絡票に、「可能であればメールで」と記載する
  • ホームページに「よくあるご質問」コーナーを設け、同様の問合せが重ならないようにする
  • 営業時間と電話受付時間を分け、ホームページ等に明記する