長時間労働解消、ワークライフバランス、ウイズコロナの新しい働き方・・・どれを取っても、業務の効率向上が不可欠です。
無駄を省き、より重要な業務に時間、人、経費、エネルギーなどを集中することで、時間にも心にもメリハリができ、業務の生産性及び質が向上し、企業の成長につながります。
業務仕分け（断捨離）
- 目的が不明瞭な業務はやめる
- 目的を果たしていない業務は果たすように活用する
- 仕分けの基準は、目的・売上・社会的重要度等
コロナ禍では流行段階に応じて継続・延期・休止
会議の効率化
会議が業務停滞の最大要因となっている企業は多く、密閉・密集は新型コロナウイルスの感染リスクが高いとされている昨今は特に、会議を効率化すべきです。
チェック
- 会議を開く目的は何ですか？
- わざわざ集めて話さなければならない内容ですか？
- 話したがりさんが多くありませんか？
- さっきから同じことを繰り返していませんか？
- 資料はデジタルで共有できませんか？
- あの人は必要ですか？必要最低限のメンバーですか？
対策
- 会議の目的・議題を明確に
- 予定時間を定め、守る
- 発言は「一回１分まで」など、ダラダラ話さないよう工夫
- 資料はデジタル共有
- 必要最低限のメンバーで
- ファシリテーターが上手に仕切る
- ファシリテーターを持ち回りで（ローテーションで）担当する
- スタンディングミーティング（立って会議）
- 社内SNSやメールで完結可能なら会議は省略する
業務分担・担当者を見直す
必要なダブルチェックであれば問題ありませんが、意図せず複数の人が同作業を重複して行っていることがあります。
また、特定の人に業務が集中していることもあります。
業務分担を確認してみましょう。
- 業務を細分化し、担当者を確認しましょう。
- 日報等で、各人が行っている業務を確認しましょう。
- 特定の人に業務が集中していませんか？
- 二人以上が意図せず同じ作業を行っていませんか？
- 業務の流れを一本化した方がスムーズな箇所はありませんか？
- いつも特定の担当者・作業で業務の流れが止まってはいませんか？
業務分担のシステムも大切ですが、「これは私がやっておくね」「これはお願いね」というコミュニケーションも重要です。
社内の組織を縦割りで固めず、横の情報共有と連携も不可欠です。
フラットなコミュニケーションが可能な組織、文化を作りましょう。
顧客を見直す
業務改善が進まない要因の一つに、「顧客対応」があります。
夜10時に顧客からの連絡を受けるため残業して待つ、
顧客への接待のため夜中まで付き合い翌朝二日酔いで出社する、
顧客の無理難題に対応するため社内調整が必要になり業務過多になる…
コロナ禍では、顧客もスリム化、従業員を犠牲にしない程度の量と質を追求すべきです。
過重労働になるほどの顧客数は必要ですか？
その顧客数は従業員の命よりも大切ですか？
値切り客は上客ですか？大切なお客様ですか？
従業員がクレーマーに苦しめられていませんか？
従業員満足度と顧客満足度は比例します。
従業員満足度と業績も比例します。
従業員が心を健康に、楽しく働ける体制、環境を整えれば、その顧客を手放しても、きっと従業員が次の上客をつかまえてきてくれます。
電話問題対策
集中したいときに電話がかかってくる、集中しているときに限って電話が鳴る・・・電話は、集中力を阻害する要因の代表選手です。
円滑な業務遂行のため、電話問題への対策を考えましょう。
以下は例です、各社でどのような対応が有効で可能か、考えてみましょう。
体制
- 担当者への直通ダイヤルを設定する
- 社内連絡はチャットやメールを使用する
- 電話当番を日替わりにする
- 瞬時に在不在がわかる仕組みを導入し、人探しの時間を短縮する
- 不在者への伝言を確実かつ短時間で行うシステムを活用する
顧客対応
- ホームページにメールフォームやメールアドレスを明記し、電話による問合せを抑制する
- ホームページや顧客への連絡票に、「可能であればメールで」と記載する
- ホームページに「よくあるご質問」コーナーを設け、同様の問合せが重ならないようにする
- 営業時間と電話受付時間を分け、ホームページ等に明記する
各社の課題と実際に即した改善計画を立て、取り組むことが大切です。
当社は課題の抽出から計画策定、実践、評価までトータルサポートいたします。
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