テレワーク導入・運用の注意点

注意事項

マネージャー(課長・部長クラスの方)のための注意事項

  • 業務上の指示は、できる限り明確かつ具体的に行い、求める成果とその評価方法を事前にテレワーカーに理解させましょう。
  • 業務の成果を提出すべき締切日を数字ではっきりと伝え、長期にわたる業務の場合には、中間報告すべき段階と、定期報告の周期を明確にしましょう。
  • テレワーカーの報告書は注意して読み、以下ならずフィードバックすることを事前に確認しましょう。
  • 部下が目の前にいない状態で評価しなければならないため、適正な評価ができるようマネージャーのスキルを高めることが重要です。
  • テレワーカーの作業環境(安全と健康管理)については十分話し合いのうえルール化し、労働災害、セキュリティの確保はマニュアルを作るなど、相互の確認と理解のうえ構築しましょう。
  • 部署内の連帯感や業務の進歩、問題点解決のため定例会を開くなど、コミュニケーションを取れる場を持つようにしましょう。

テレワーカーのための注意事項

  • 業務の成果の評価方法、成果目標などマネージャーと十分に話し合って決めましょう。
  • 業務の始業・終業の報告や、作業日報などを提出することで、就業の様子を明確にしましょう。
  • 業務の成果が締切日までに得られるような業務計画を設定し、長期の場合には業務の進捗状況を定期的に、また重要なイベントごとに随時マネージャーに報告しましょう。
  • わかりやすい報告書の作成を心がけ、連絡体制を密にしましょう。
  • 特に在宅勤務は、仕事とプライベートの区別をつけることが必要になります。家庭内で十分話し合い理解を得ることが重要です。

職場全体のマネジメント

  • テレワーク導入を契機とした業務内容・手順の見直しを行いましょう。
  • 部署内の回覧書類など必要な情報は、ペーパー以外の方法で、テレワーカーに正しく伝える工夫をしましょう。
  • テレワークの実施スケジュールを職場で共有し、外部からの問い合わせへの対応、ミーティングの設定などで問題が起きないようにしましょう。
  • 部署内の連帯感、業務の進捗や問題点の解決のため、フェイストゥフェイスの定例会議を開催すると良いでしょう。メンターが定期的に面談するなどし、テレワーカーの健康状態のチェックや、仕事上での疎外感を感じさせない工夫なども大切です。
  • 職場内や会社全体で通信機器やシステムなどの専門的な知識・技術を持ちアドバイスできる相談者を選定し、技術的なトラブルに対応できる体制を整えておきましょう。機器故障時の対応マニュアルも周知しておきましょう。

セキュリティ

セキュリティ対策は万全にしておく必要があります。
データの保存できない端末にする、プリンタは付けないなど、様々な方法の中で検討し徹底させましょう。
セキュリティ問題が発生した際の連絡体制、対応マニュアルを整備しておきましょう。
総務省の「テレワークセキュリティガイドライン」をご参照ください。

コミュニケーション

直接顔を合わせる機会が減り、必要最低限の報告・連絡しかなくなり、社員同士のコミュニケーションが滞りがちになります。
仕事上必要となるコミュニケーション方法について、事前に決めておく必要があります。
また、新型コロナウイルス感染が続く中では、テレワーカーも通常勤務の従業員も、孤立化したりストレスがたまったりして心の元気を失っていますので、お互いに思いやりを持ち優しく寛大なコミュニケーションを図るよう心がけたいものです。雑談も大切です。

社内の決裁プロセスについては、紙と捺印で進める方法やWebで進める方法などいろいろありますが、FaxやWebを使いつつも、最後は電話で直接確認し、記録を残してから次に進むなど、あらかじめ決めておく必要があります。

定期的連絡の時期とその方法以外に、突発的な緊急事態の対応(お客様の対応、社内対応、災害時の対応)とその方法などを決めておくとよいでしょう。

コミュニケーションツール

状況に応じて柔軟に活用していきましょう。
上司や同僚からいつ連絡がはいるかわからない、という状況はストレスになり仕事に集中できなくなります。
できる限り電話連絡を控えメッセージツールを使うようにするのが望ましいでしょう。

  • IP電話
  • 電子メール
  • インスタントメッセージ/チャット
  • テレビ電話/テレビ会議
  • Web会議 等