会社の相談窓口を社内に周知する際に印刷・配布する案内文の見本です。
担当者の顔写真を入れ、お名前や連絡先、メッセージ等を編集し、ご利用ください。
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【ダウンロード】ハラスメント等相談窓口のご案内（社内周知用）(Word)
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相談担当者の心構え
相談者にとって、相談は命がけ。
非常にハードルの高いことであることを理解しましょう。
相談者の話をゆっくり、時間をかけて聴くことが鉄則です。
内容の確認を急ぐあまり、または先入観や「面倒くさい」などの感情により、途中で遮ったり、「で？結論は？何が言いたいの？」などと話をせかしたりするようなことは慎みましょう。
相談時間は、３０分間では物足りず、１時間以上になると疲労や混乱が生じてきますので、５０分間くらいを目安とするのがよいでしょう。
相談が1回で終わらない場合は、次の相談日を設定して切り上げることにより、相談者が気持ちを切り替える時間や冷静な時間を持つことになり、相談の効果を高めます。
そのため、１回の相談時間を定めて、事前に相談者に伝え、開始するとよいでしょう。
まず、相談者のプライバシーを守ること、相談したことや相談内容により、社内で不利益な取扱いを受けないことを説明しましょう。
中立的な立場で相談を受けるようにして、相談者の心情に配慮しながら、相談しやすい対応を心がけましょう。
話の途中で首をかしげたり、腕を組んだり、ため息を付いたりすると不安を与え、心を閉ざします。
目を見て、大きく頷きながら、少し前のめりになって聞いてあげると、安心して話せるようになります。
可能であれば、相談担当者は前髪を上げて「おでこ」を出す、髪の長い方はまとめるようにすると、より心を開かせやすくなるかもしれません。
黒や原色の服よりも、白に近い淡い色の服装で対応してあげるのが望ましいです。
６０〜&７０度くらいの緑茶を出してあげてください、心が落ち着きやすくなります。
自分の価値観や偏見を出すことは厳禁です。
あくまで、相談者が主張する事実を正確に把握することが目的ですので、意見を言うことは原則として控えます。
相談者の気持ちを慮って、言葉や態度で傷つけないように配慮しましょう。
軽微と思われる内容であっても、深刻な問題が潜んでいる場合があります。
この段階での対応次第で、相談者の不信感を生み、問題解決に支障が出るばかりか、
会社に対する不信感から直接的にも間接的にも様々な損害が生じる可能性があります。
加えて、相談窓口担当者は、相談者の話を傾聴する姿勢が大切であることを認識し、詰問にならないように注意する必要があります。
相談者から「眠れない」など心身の不調を訴える言動があった場合は、既に医療機関に受診しているか尋ね、していない場合は受診を勧めることも一つの対応として考えられます。
相談者から「死にたい」などと自殺を暗示する言動があった場合には、産業医などの医療専門家等へのルートを確立しておくことも大切です。
また、相談担当者が深刻な問題などを無理に自分だけで解決しようとしないように注意し、相談対応の範囲をあらかじめ決めておきましょう。
相談担当者が人事・労務部門以外の場合は、人事・労務部門に迅速に照会します。
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発生時対応は、当社が全面的にサポートいたします。
問題が生じた際はもちろんのこと、その兆候が見られた時点で、速やかにご相談ください。